Para definir preços, organizar a agenda e planejar investimentos no consultório, é preciso conhecer os custos da operação. Este fascículo mostra como reunir esses dados em uma planilha simples e usá-los nas decisões do dia a dia
O que é custo fixo, variável e operacional
O custo fixo existe mesmo quando não há atendimentos: aluguel, condomínio, salário da secretária, software de agenda, contador, internet e seguro. Ele precisa ser pago em meses de agenda cheia ou vazia.
O custo variável muda com o volume e o tipo de atendimento: materiais, taxas de pagamento e tributos incidentes sobre a receita, quando aplicáveis. Neste exemplo, chamamos de custo operacional a soma dos custos fixos e variáveis. Confirme a classificação dos tributos com a contabilidade, pois ela depende do regime adotado.
Separar fixo de variável não é preciosismo contábil; é o que permite responder duas perguntas que nenhuma outra conta responde: quantos pacientes pagam a estrutura, e quanto sobra de cada paciente além dela.
Como levantar os custos reais de um consultório
Comece pelos registros do consultório. Três passos:
- Extratos de três meses. Reúna extratos bancários, faturas do cartão do CNPJ e registros de receitas e despesas dos últimos 90 dias. Esse período ajuda a identificar variações mensais, mas despesas sazonais também precisam entrar na conta.
- Transforme o anual em mensal. Anuidade do CRM, alvará sanitário, seguro de responsabilidade civil e manutenção de equipamentos devem ser provisionados mês a mês. Confira os honorários contábeis conforme a periodicidade contratada.
- Inclua a remuneração do médico. Defina um valor de referência pelo seu trabalho e considere-o ao avaliar a viabilidade da operação. Para fins contábeis e tributários, diferencie pró-labore de distribuição de lucros com apoio da contabilidade.
E separe pessoa física de pessoa jurídica. Conta, cartão e despesas do consultório de um lado; vida pessoal do outro. Sem essa separação, nenhuma das contas seguintes é confiável.
Planilha básica: itens indispensáveis para controle
Cinco abas bastam.
| Aba | O que registrar | Para que serve |
|---|---|---|
| Receitas | Data do atendimento, origem (particular ou convênio), procedimento, valor bruto, taxas, data prevista e data efetiva do recebimento | Permite acompanhar a produção e, separadamente, quando o dinheiro entra no caixa |
| Custos fixos | Todas as despesas mensais de existir, pró-labore incluído | Base do ponto de equilíbrio |
| Custos variáveis | Custo por atendimento e por procedimento | Base da margem |
| Agenda | Horas de agenda abertas e horas efetivamente ocupadas | Mede a ociosidade — o custo invisível |
| Indicadores | Custo por hora, custo por paciente, ponto de equilíbrio e margem por serviço | O painel que se lê em dois minutos |
Regra de ouro: registre a data do atendimento e a data prevista e efetiva do recebimento. O resultado dos serviços prestados e o fluxo de caixa respondem a perguntas diferentes: uma consulta feita em março e paga em junho pertence à produção de março, mas o dinheiro entra no caixa em junho.
Como calcular o custo por paciente e por procedimento
Um exemplo ilustrativo, antes de outros custos e tributos que não estejam especificados: consultório com custos fixos de R$ 36.800 por mês, incluindo remuneração mensal de R$ 25.000 para o médico, e agenda de cinco horas por dia em vinte dias úteis — 100 horas disponíveis no mês.
- Custo fixo por hora disponível: R$ 36.800 ÷ 100 h = R$ 368. Essa medida usa a capacidade aberta na agenda, mesmo que parte dela fique desocupada.
- Consulta de 30 minutos: R$ 184 de custo fixo alocado pela hora disponível + R$ 50 de custos variáveis estimados = R$ 234 de custo total estimado. A R$ 400 por consulta, a diferença é de R$ 166. Essa diferença não é o lucro líquido do consultório: depende da ocupação e dos demais custos considerados.
- Ponto de equilíbrio: R$ 36.800 ÷ (R$ 400 − R$ 50) = 105,14; portanto, são necessárias ao menos 106 consultas no mês para cobrir os custos fixos e a remuneração do médico incluída neles. Cada consulta usa 30 minutos, de modo que esse volume ocupa 53 das 100 horas disponíveis. Acima dele, a operação começa a gerar resultado além da remuneração prevista.
Compare também o resultado por hora de agenda. Um procedimento de uma hora vendido por R$ 900, com R$ 210 em materiais, R$ 99 em tributos e taxas estimados e R$ 368 de custo fixo alocado, deixa R$ 223 nessa hora. Duas consultas de 30 minutos, a R$ 400 cada e com R$ 50 de custo variável cada, deixam R$ 332 na mesma hora. É uma comparação ilustrativa: custos, tributos, demanda e tempo efetivo de cada serviço podem mudar a decisão.
Como medir a ociosidade
Com 160 consultas de 30 minutos, 80 das 100 horas disponíveis ficam ocupadas. Ao distribuir R$ 36.800 apenas pelas 80 horas atendidas, o custo fixo por consulta passa a R$ 230; somados R$ 50 de custos variáveis, são R$ 280 por consulta. Os R$ 46 a mais em relação à conta baseada na capacidade disponível mostram o efeito da agenda ociosa sobre o custo médio, não uma nova despesa.
Como usar a planilha para ajustar preços e melhorar resultados
- Simule alterações de preço. Com 160 consultas no mês a R$ 400, custo variável estimado de R$ 50 por consulta e custo fixo de R$ 36.800, o resultado é R$ 19.200. Se o preço subir para R$ 440 e todos os demais valores permanecerem iguais, o resultado passa a R$ 25.600. A R$ 360, cai para R$ 12.800. Antes de aplicar essa comparação, recalcule tributos e taxas que variem com o preço.
- Revise os preços periodicamente. O IPCA acumulou 4,22% nos 12 meses encerrados em agosto de 2026 (IBGE). Use a inflação como uma referência, juntamente com a evolução dos custos, a demanda, os contratos e as condições de cada serviço.
- Revise a agenda e os custos em conjunto. Simule ocupação, duração e composição dos serviços antes de decidir por reajustes ou cortes. O melhor ajuste depende dos dados de cada consultório.
A planilha permite acompanhar o que custa manter o consultório, o que cada serviço contribui para o resultado e onde há espaço para ajustar a operação.
* Material de caráter exclusivamente educativo e informativo. Não constitui recomendação, oferta ou análise de investimento. Os valores apresentados são hipotéticos e servem apenas de ilustração. Dados de mercado de setembro de 2026.
