Porto Alegre aguarda os congressistas para mais uma edição de sucesso do CBOT / Giulian Serafim/Arquivo PMPA
A preparação atravessa anos e combina logística, planejamento de metas e a experiência acumulada
Por Comunicação SBOT
Para os participantes, o Congresso Anual da SBOT começa com a abertura oficial e termina três dias depois. Nos bastidores, porém, o calendário é bem mais longo. Cada edição tem início três ou quatro anos antes, quando a SBOT avalia a cidade, a infraestrutura e as condições para receber milhares de pessoas.
Entram nessa análise a malha aérea, a capacidade de hospedagem, o local para as atividades, a legislação local, as necessidades dos diferentes públicos e parceiros comerciais, o correto balanceamento entre as atividades sociais, institucionais e científicas e, não menos importante, aspectos financeiros e de governança corporativa.
O atual modelo de planejamento veio através de mudanças incorporadas por várias diretorias ao longo dos últimos 25 anos. Até 2013, por exemplo, cada cidade anfitriã conduzia a própria edição do congresso, com características diferentes conforme as escolhas e decisões da comissão organizadora – de forma autônoma e sem interferência direta da SBOT Nacional. Dependendo do perfil local, cada congresso tinha uma identidade própria.
Quando a SBOT Nacional passou a responder pela organização, criou processos permanentes, ampliou as parcerias de longo prazo e deu continuidade ao trabalho de um ano para outro. “Isso nos permitiu criar identidade única para todas as edições – independentemente de cada local – com metas muito bem estabelecidas em todos os aspectos, sobretudo a otimização dos recursos financeiros”, diz Adimilson Cerqueira, atual CEO da SBOT.
Formado em comunicação, com foco em jornalismo científico e mestrados em ciências da saúde e gestão empresarial, Adimilson chegou à Sociedade em 2001 para produzir o Jornal da SBOT e outros materiais. Sete anos depois, assumiu a gestão executiva. Seu primeiro congresso no cargo foi justamente em Porto Alegre, em 2008, quando a organização ainda era de responsabilidade das regionais e o evento já havia entrado em sua fase operacional. “Neste congresso eu praticamente não participei do processo organizacional, fiquei de carona. Foi um grande aprendizado, uma verdadeira aula de gestão responsável por parte da Comissão Organizadora Local daquele ano”, lembra.
Outros desafios se apresentariam ao longo do tempo. A realização conjunta com o congresso da SICOT no Rio de Janeiro, em 2014, a transmissão de cirurgias ao vivo na edição de Fortaleza, em 2019, o Congresso Online em 2020, entre outros, colocaram a capacidade de organização à prova. Em 2021, ainda sob o impacto da pandemia, a SBOT decidiu retomar o congresso presencial quando muitas sociedades ainda mantinham seus encontros suspensos ou em formato remoto. A decisão ocorreu em junho, com apenas seis meses para preparar o congresso em meio às incertezas do período. “Foi uma decisão muito corajosa da diretoria, mas conseguimos entregar um evento à altura da SBOT”, afirma.
Olhando para a sua trajetória profissional, o CEO da SBOT acredita que as relações humanas foram sua principal fonte de aprendizado. Associados, diretores, colaboradores, parceiros comerciais e gestores de outras instituições médicas formam uma rede que traz novos desafios e contribui para a qualidade das entregas. É também o que o mantém na SBOT ativa depois de tantos anos. “São as pessoas que nos motivam e nos encorajam a continuar fazendo o que gostamos, sempre buscando a excelência”, afirma.
Em Porto Alegre, toda essa experiência será aplicada a uma operação que exige coordenar, com segurança, centenas de pessoas envolvidas, montagem e desmontagem, questões logísticas, processos, exigências legais e, mais importante, o controle de gastos. “Há muito tempo as diretorias chegaram à compreensão de que não são donas da SBOT. O Congresso Anual, o TEOT, todos os programas, os projetos de educação, a defesa profissional e demais comissões – tudo o que fazemos é dos sócios e para os sócios e temos obrigação de fazer o nosso melhor”, finaliza.
Quando as portas do 58º Congresso Anual se abrirem, boa parte desse trabalho deverá passar despercebida. Toda a atenção estará voltada para as discussões científicas, atividades institucionais, sociais e relacionais, que fazem do Congresso da SBOT o principal ponto de encontro da Ortopedia na América Latina, exatamente como foi planejado anos atrás, quando Porto Alegre conquistou o direito de sediar este grande evento.
